Come essere in regola con gli obblighi di Legge nel 2019?

In molti non lo sanno e tantissimi ne hanno solo una vaga idea, quel che è certo, è che in pochi sanno quali siano i requisiti per avere un sito web a norma di legge.

Con questa guida intendo dare il mio contributo e, la mia esperienza, per:
– fare un check in completa autonomia del proprio sito web e compensare le lacune.
– indicarvi come agire a seconda del tipo di sito web in vostro possesso.
– spiegarvi chi è Iubenda Srl e cosa significa essere Iubenda Partner Certificato.

È una questione di multe.

Per la gran parte degli imprenditori, la questione principale è quella di evitare le multe, legate soprattutto a elementi fondamentali dell’azienda, come il sito web.
Purtroppo, se non si procede con cura, attenzione e senza alcune specifiche precauzioni, le multe potrebbero arrivare eccome, anche solo per essersi dimenticati di inserire dei piccoli dati nel sito.

Partiamo dal presupposto che ci sono due ambiti per le leggi di riferimento.

In primis Tributario: prevede l’obbligo per tutti i soggetti IVA di indicare la Partita IVA sui siti internet relativi all’attività esercitata, anche quando questi vengono utilizzati solo per scopi pubblicitari.

Fonte: (DPR n. 633/1972, Art. 35 Comma 1, Risoluzione Agenzia delle Entrate del 16/05/2006 n. 60)

L’obbligo è limitato alla homepage, anche se è possibile far comparire questa informazione in tutte le pagine del sito inserendola nel piede di pagina (o footer, in inglese): in questo modo, per chi visita il sito sapere la Partita IVA risulta più semplice.

In secundis Diritto civile, per il quale dobbiamo fare riferimento a questi due articoli:

Articolo 2199 Codice Civile, sull’indicazione dell’iscrizione
Articolo 2250 Codice Civile, per l’indicazione negli atti e nella corrispondenza. Questo articolo è stato modificato dalla Legge 88/2009, con le disposizioni dell’Art. 42.
Anche se non sempre si tratta di prescrizioni specifiche per il web, queste sono le indicazioni che sono state ritenute valide anche per i siti internet.

Devo metterli io o la web agency?
Tutti i proprietari di un sito internet che sia “strumentale all’esercizio di un’attività commerciale”, quindi anche nel caso in cui venga usato solo per fare pubblicità, devono indicare almeno la Partita IVA nella homepage.
Il compito della web agency è quello di indicarvi quali dati fornire e metterli poi nel sito.

Ma se sono una Srl? o una Snc? o un blogger?
Ad ognuno il suo.

Società di persone:
Hanno solo l’obbligo di indicare la sola Partita IVA nella homepage del proprio sito aziendale.

– Società semplici (Ss);
– Società in nome Collettivo (SnC);
– Società in accomandita semplice (Sas);

Società di capitali: Società per Azioni (SpA), Società a responsabilità limitata (Srl), Società a responsabilità limitata semplificata (Srls), Società in accomandita per azioni (Sapa).
Hanno da adempiere ai seguenti obblighi:

– Ragione sociale;
– Sede legale;
– Codice fiscale oppure Partita IVA;
– Indicazione della sede dell’Ufficio del Registro a cui la società è iscritta;
– Numero di iscrizione al Registro delle imprese oppure al Repertorio Economico Amministrativo (REA);
– Valore del capitale sociale oppure di bilancio che è stato versato, così come risulta dall’ultimo bilancio;

Caso particolare: quando la società è intestata a un socio unico, o in liquidazione, questa condizione deve essere segnalata.

Dove si mettono questi dati?
La scelta ideale è di integrarli nel footer (la parte più bassa di una pagina web all’interno di un sito) poichè spesso resta uguale nelle diverse pagine. In questo modo sono presenti ovunque e il visitatore può trovarli anche se “atterra” in una sezione diversa dalla home, come è facile che accada quando arriva dal motore di ricerca.

È una questione di GDPR.

Dal 2 giugno 2015 è in vigore anche in Italia l’obbligo di informare esplicitamente gli utenti nel caso in cui un sito utilizzi i cookie.

In base alle indicazioni fornite dal Garante della Privacy e dal GDPR stesso, ogni sito che utilizza i cookie deve avere un banner con cui si informa il visitatore della presenza di cookie e salvataggi dei suoi dati di navigazione (a meno che si tratti di cookie esclusivamente tecnici, per cui è sufficiente la pubblicazione di un’informativa in una pagina del sito).

Il GDPR è in vigore ormai da tre anni, però non tutti i siti internet si sono adeguati a questa normativa.

Rimediare si può. Si deve.
Soprattutto per chi utilizza WordPress esistono una serie di plugin gratuiti che offrono la possibilità di predisporre un adeguamento al GDPR lato sito web.
Non è automaticamente “a norma” perchè ci tengo a ricordare che il GDPR prende sotto esame non solo il sito, ma l’intera azienda, e i suoi rapporti commerciali (anche i fornitori devono essere a norma di GDPR, web agency inclusa).

La nostra soluzione è la Partnership con Iubenda, un servizio per la generazione di cookie policy, privacy policy, sistemi di gestione del consenso interno dei dati ecc. che viene costantemente implementato sulla base delle Leggi in vigore e viene sviluppato tenendo conto delle indicazioni di uno staff dedicato di avvocati esperti in materia, per mettersi al riparo da ogni rischio.

Noi di SartiDigitali siamo Silver Partner della Iubenda Srl, partnership che certifica la capacità e la qualità del nostro lavoro in ambito GDPR.

Oltre all’indicazione dell’uso dei cookies,è obbligatoria la pubblicazione di una pagina Privacy Policy, che informa gli utenti di un sito su:

quali sono i dati personali raccolti;
come i dati personali vengono raccolti;
– quali sono le finalità della raccolta dati;
– chi è il titolare del trattamento dei dati;

Attenzione alle sanzioni.

Non pubblichi la Partita IVA sul tuo sito? potresti ricevere una multa che va da 258 a 2.065 euro.
E I siti che non danno evidenza all’informativa sulla privacy?
da un minimo di 6.000 euro a un massimo di 36.000 euro.
Non viene indicato il consenso all’utilizzo dei cookies?
partiamo dai 10.000 fino a 120.000 euro!

Come siete messi con questi dati?

È una questione di Ecommerce.

Cosa fare per gli eCommerce?

La compilazione delle note legali segue una disciplina tutta sua quando si parla di eCommerce poichè deve tenere conto, anche, della normativa sul commercio elettronico e della tutela dei consumatori.

Non lo si dovrebbe dare per scontato ma c’è un presupposto, con gli eCommerce, da non sottovalutare assolutamente:
per aprire un eCommerce serve essere in regola su tutta la parte burocratica, che comincia con l’apertura di una Partita IVA e la costituzione di una società.

Detto ciò occorre:

– iscriversi alla Camera di Commercio;
– presentare la SCIA (Segnalazione Certificata di Inizio Attività) nel Comune dove si intende avviare l’attività;
– comunicare all’Agenzia delle Entrate l’indirizzo del sito, i dati del proprio ISP (Internet Service Provider), l’indirizzo di posta elettronica, il numero di telefono e il fax.

Mi sembra corretto fare una specifica per gli artigiani:
questi obblighi vengono meno nel caso in cui, giuridicamente, la vendita si possa dichiarare conclusa negli stessi locali adibiti alla produzione propria del bene, anche se la vendita stessa viene realizzata in modalità telematica. E’ però obbligatorio evidenziare che la vendita si conclude all’interno dei locali dell’impresa in modo che l’acquirente possa esserne consapevole.

Arrivati a questo punto, cosa bisogna scrivere su un eCommerce?
Faccio riferimento al testo D.lgs. 70/2009, in particolare al suo Art. 7 dove troviamo questa indicazione:

Il prestatore (ossia la persona, fisica o giuridica, che presta il servizio di commercio elettronico, ndr) […] deve rendere facilmente accessibili […] le seguenti informazioni”:

– il nome, la denominazione o la ragione sociale;
– il domicilio o la sede legale;
– gli estremi che permettono di contattare il prestatore in maniera rapida ed efficace (quindi telefono ed e-mail);
– il numero di iscrizione al REA o al registro delle imprese;
– il numero di Partita IVA o un altro numero di identificazione che viene considerato equivalente nello Stato membro (solo nel caso, comunque molto probabile, in cui il prestatore svolga un’attività soggetta a imposta).

Caso particolare: le farmacie.
Nel caso in cui l’attività sia soggetta a concessione, licenza o autorizzazione, è necessario indicare anche gli estremi dell’autorità di vigilanza competente.

Io sono un professionista! Come faccio?
In questo caso è necessario indicare anche:

– l’ordine professionale (o l’istituzione analoga) presso cui il prestatore è iscritto e il suo numero di iscrizione;
– il titolo professionale del prestatore e lo Stato membro dell’Unione Europea in cui è stato rilasciato;
– il riferimento alle norme professionali e agli eventuali codici di condotta vigenti nello Stato membro di stabilimento e le modalità di consultazione dei medesimi.

In un eCommerce bisogna poi tenere conto di tanti altri aspetti che devono essere necessariamente segnalati con chiarezza e precisione.
Non basta solo dire “sono tizio caio, questi sono i miei prodotti”.
Anche i prodotti e i sistemi di eCommerce hanno delle regole da rispettare.

Il Codice del consumo, contenuto nel D.Lgs. 206/2005 con le sue successive integrazioni, prevede che per ogni prodotto (o servizio) vengano indicati:

– una descrizione esaustiva;
– il prezzo, comprensivo di imposte;
– la possibilità di correggere eventuali errori fatti in fase di ordine.

Al termine dell’acquisto, poi, il venditore è tenuto a inviare una conferma con:

– caratteristiche del bene;
– prezzo;
– modalità di pagamento;
-condizioni del contratto;
– diritto di recesso.

Elemento fondamentale e funzionale di qualsiasi eCommerce è la spedizione.
È necessario riservare una sezione alle spedizioni, che devono essere richiamate sia tra le informazioni generali dello shop che all’interno della pagina dell’ordine.

Cosa bisogna indicare per le spedizioni?

– modalità di spedizione;
– costi;
– tempi di consegna;

La stessa cura deve essere riservata ai metodi di pagamento:
nella homepage del eCommerce possono essere semplicemente richiamati (per esempio con delle icone) ma nelle condizioni di vendita devono essere dettagliati uno per uno nello specifico.

Diritti di recesso:
di norma può essere esercitato entro 14 giorni senza la necessità di indicare delle motivazioni o di sostenere dei costi extra per il reso, ma se non viene chiaramente indicato nel sito, il diritto di recesso viene esteso fino al limite dei 12 mesi.

A partire dal 2016, poi, i titolari di eCommerce sono tenuti a un altro impegno, ossia quello di informare gli utenti del fatto che hanno la possibilità di utilizzare lo strumento per la risoluzione online delle controversie (noto anche come ODR) gestito dalla Commissione Europea.

Morale della favola?

Controllate che il vostro sito sia predisposto alla normativa GDPR e sia molto chiaro su come gestite i dati e il denaro dei vostri utenti, altrimenti rischiate multe e perdita di utenti.

In alternativa affidatevi a chi di GDPR se ne intende, con qualità certificata e risultati dimostrabili. Affidatevi a SartiDigitali.